¿Qué le ha enseñado el Covid-19 a las empresas?

Todos estamos viviendo esta coyuntura mundial de una manera diferente, bien sea por nuestra realidad personal, familiar o laboral; sin embargo, en el campo empresarial estamos encontrando ciertas coincidencias al hablar con los gerentes de las compañías con las que trabajamos y las Juntas Directivas a las que apoyamos.

Esta situación está siendo retadora para los empresarios. Se han presentado grandes dificultades en diferentes sectores, cambiado premisas que dábamos por ciertas, y modificado elementos que habíamos pensado que eran estáticos o inamovibles en la realidad de nuestros negocios o, incluso, se ha pensado en escenarios que nunca se habían contemplado por la cantidad de variables que se activaron al mismo tiempo, en su mayoría, de forma negativa.

Sin embargo, acudiendo a la definición japonesa de crisis, debemos verla como una oportunidad de aprender y desaprender ciertas cosas, de evidenciar aquello que no habíamos querido ver y de transformar nuestra realidad.

En este compendio de aprendizajes, resalto cinco asuntos que podemos aprovechar para salir más fortalecidos de estos momentos difíciles:

1. La crisis nos cobra nuestros errores: Si teníamos procesos ineficientes, poca claridad en nuestra estructura organizacional, burocracia desmedida, personas poco competitivas, herramientas tecnológicas desarticuladas o comunicación poco efectiva al interior de nuestra compañía, en periodos de crisis lo vamos a ver todo evidenciado, y al mismo tiempo. Muchas veces la presencialidad hace que “disimulemos” algunos de nuestros errores; sin embargo, al tener que movernos a entornos virtuales, empezamos a evidenciar el impacto de nuestras omisiones, y comenzamos a entender que eso a lo que no queríamos dedicar tiempo es lo que ahora hace la diferencia entre sobrevivir o cerrar.

¿Qué hacer ante esta situación? Lo primero es medir bien las decisiones, minimizar el “apagar incendios” y revisar con detalle de dónde provienen esos problemas para poder resolverlos desde su fuente que, generalmente, será algún proceso o elemento desatendido en nuestro mapa organizacional.

2. Equipos gerenciales alineados: Nuestros equipos gerenciales deben estar enfocados y trabajar de la mano en atender las situaciones que se presentan en sus áreas. No es hora de sacar a relucir los egos y a sobresalir de forma individual y, mucho menos, de culpar a las demás áreas de lo que nos está pasando, porque estamos todos en el mismo barco. Es momento trabajar en conjunto, apoyar a los demás líderes y al Gerente General, estimular una comunicación fluida y asertiva, tener claridad en las instrucciones que se imparten al equipo, fomentar cercanía con los equipos para escucharlos y hacerles saber que todos estamos trabajando para salir adelante.

¿Qué hacer ante esta situación? Cambiando aspectos sencillos de nuestra interacción, se logran resolver muchas situaciones. Los líderes se intranquilizan cuando no saben qué están haciendo las personas de su equipo o si se están enfocando en lo que debería, así que un seguimiento diario se vuelve pertinente, no para fiscalizar sino para monitorear que realmente estemos abordando lo que debemos y que no generemos esfuerzos duplicados. Esto también se debe acompañar por comités de corta duración en los que se comparte lo que sucede en las diferentes áreas y se puedan generar estrategias unificadas para la organización.

3. Necesidad de contar con protocolos para la toma de decisiones en momentos de crisis: No nos hemos preparado para lo peor, especialmente en empresas pequeñas y medianas, porque generalmente no tenemos tiempo para pensar en escenarios catastróficos, dado que estamos muy ocupados gestionando el día a día y, cuando esos momentos llegan, nos lamentamos de no haber destinado tiempo en hacerlo. La crisis no nos da mucho tiempo para pensar calmadamente en cómo actuar y muchas veces no sabemos, si quiera, por dónde empezar.

¿Qué hacer ante esta situación? Construir un plan generalizado que nos permita pensar en momento de crisis para entender qué debemos hacer primero, por dónde comenzar a analizar la coyuntura que estemos viviendo, a quiénes debemos involucrar tanto de la empresa como fuera de ella y cómo entender lo que sucede. Por ejemplo, entender que, si tenemos Junta Directiva, será la primera llamada en apoyar la situación de la empresa, que debemos comunicar a los accionistas la situación en la que estamos, que requerimos hablar con nuestros clientes y proveedores para analizar alternativas que nos permitan soportar la situación, y con los bancos para explorar opciones, según nuestras proyecciones en los momentos de crisis.

4. Rapidez y efectividad: Las decisiones en momentos de crisis deben ser rápidas y efectivas, más que en cualquier otro momento. Esta coyuntura nos ha llevado a quitar del panorama todo el “ruido” con el que generalmente abordamos las decisiones para concentrarnos y enfocarnos en lo que debemos ejecutar como, por ejemplo, la susceptibilidad con la que tomamos ciertas cosas que pueden desviar el rumbo de una reunión, o la falta de análisis previo de ciertas cuestiones que nos hace perder tiempo, o la falta de actualización o entendimiento del entorno que hace que nuestras determinaciones vayan atrasadas con relación a lo que pasa a nuestro alrededor.

¿Qué hacer ante esta situación? Lo importante es fortalecer nuestros esquemas de comunicación, tener muy claro el objetivo de la decisión y entender los impactos de la demora en su definición. En las crisis vivimos día a día, así que no tenemos mucho espacio para dilatar decisiones para la siguiente semana, y esa presión nos obliga a tomar una determinación clara.

5. Pedir ayuda y ayudar a otros: Es evidente que somos un ecosistema, que podemos colaborar y generar acciones conjuntas para poder apoyarnos entre todos y que, así como nosotros podemos estar teniendo problemas financieros, nuestros clientes y proveedores pueden estar en la misma situación, y si entre todos nos apoyamos, podemos solventar esta situación por un poco más de tiempo que si lo hiciéramos solos. Otros aliados clave son nuestros colaboradores, porque tradicionalmente en muchas culturas los empleados piensan que los empresarios solo buscan obtener todo el dinero con poco esfuerzo, y los empresarios piensan que los empleados solo vienen para cumplir con lo mínimo y ganarse su salario de manera cómoda. Esto, desde nuestra perspectiva, es completamente errado, el sistema empresarial cumple un esquema simbiótico, no tenemos empresas sin personas y las personas obtienen crecimiento personal y profesional por la ejecución de sus profesiones o áreas de conocimiento, por tanto, en momentos de crisis debemos apoyarnos para salir adelante en conjunto.

¿Qué hacer ante esta situación? Día a día, fortalecer las relaciones con nuestro ecosistema, con acciones sencillas como una llamada de seguimiento para preguntar cómo van sus negocios y actividades, una reunión corta con nuestros colaboradores para escucharlos y compartir, y, finalmente, mantener canales abiertos de comunicación sencilla y clara para saber cómo generar sinergias.

El Covid-19 nos ha enseñado cosas que creíamos imposibles son más cercanas de lo que pensamos, como el mundo virtual. En otras ocasiones, preferíamos la interacción presencial y considerábamos que si no era de forma presencial no podríamos generar el mismo impacto, y ahora nos damos cuenta que solo faltaba un cambio de perspectiva y creatividad para lograrlo. Además, pensábamos que las personas no podían trabajar desde sus casas y, aún así, ser eficientes. Nos damos cuenta que nos faltaba claridad en lo que esperábamos de cada uno y en la forma adecuada de evidenciar sus resultados y que, incluso, labores que considerábamos que no podían hacerse de forma remota sí son viables con ciertos ajustes, nuevamente, con un cambio de mentalidad.

Nuestros gerentes están frente a muchas situaciones desafiantes que permitirán que sus empresas sobrevivan o cierren, que las personas que dependen de esos negocios tengan un sustento o no, y que la manera cómo abordan estas decisiones difíciles será lo que les lleve por uno u otro camino. Por eso, necesitan apoyo. Necesitan saber que cuentan con otros que están ahí para ayudarles, y es en estos momentos en los que valoramos a las Juntas Directivas, a los directores de primera línea, a los accionistas, a los colaboradores, a los aliados, a los proveedores, a los clientes y a todos aquellos que formen parte del ecosistema. “Ningún hombre es una isla” y ahora, más que nunca, lo estamos entendiendo en medio de nuestra cultura individualista y egoísta, porque la única forma en que lograremos superar esta crisis es estando juntos.